In het jaarverslag moet nu verplicht een stukje staan over openbaarheid. Dit komt doordat er afspraken zijn gemaakt om meer informatie openbaar te maken en omdat er regels zijn over hoe de overheid met informatie omgaat (artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo)
In begroting en de jaarstukken gaat het over wat er gedaan is om meer informatie openbaar te maken en hoe de gemeente omgaat met informatie. Het gaat dus niet over details, maar over de grote lijnen van wat er gebeurd is in het jaar 2023 ten aanzien van de informatiehuishouding, actieve openbaarmaking en passieve openbaarmaking.
Om informatie goed te kunnen delen met de maatschappij en politiek is het belangrijk om deze informatie goed op te slaan en de processen en systemen op orde te hebben. Ook is het belangrijk om open en transparant te zijn als professionals. In de uitleg hieronder wordt de verdeling van drie onderwerpen gehanteerd: informatiehuishouding, actieve en passieve openbaarmaking. Het is wel belangrijk om te begrijpen dat deze onderwerpen in de praktijk met elkaar verbonden zijn.
1. Verbetering informatiehuishouding
Voor de verbetering van de informatiehuishouding zijn de volgende activiteiten gerealiseerd:
1.1 Competenties medewerkers
Medewerkers krijgen trainingen over informatieveiligheid binnen een gemeente en digitale risico's. Voor meerdere afdelingen zijn er specifieke trainingen gericht op het veilig omgaan met afdelingsspecifieke informatie. Nieuwe medewerkers krijgen deze veiligheidstrainingen automatisch toebedeeld en deze zijn verplicht te volgen. Periodiek worden medewerkers getest via interne phishing campagnes met automatische opvolging over de resultaten.
1.2 Digitaal loket
De Werkmaatschappij ondersteunt de gemeente Achtkarspelen en de gemeente Tytsjerksteradiel bij het digitaal regelen van zaken voor inwoners en bedrijven. Dit is vormgegeven door middel van een digitaal loket. Hierin kunnen onder andere WOZ-aanslagen, Woo-verzoeken, producten burgerzaken en omgevingsinitiatieven worden aangevraagd. Inwoners en bedrijven kunnen eenvoudig, snel en op een zelfgekozen moment hun zaken regelen. Dit digitaal loket is beveiligd aangevuld met een verplicht jaarlijkse audit.
1.3 Systemen en procedures
Het is belangrijk dat automatisering goed werkt binnen de Werkmaatschappij ten behoeve van de gemeente. Hierbij werken we onder architectuur, verbonden aan de informatiestrategie met een sterke focus op Cloud en "versaasing" van applicaties. Het beheer van dergelijke applicaties wordt momenteel verder geprofessionaliseerd door middel van protocollen, (continuïteit)procedures en specifieke (beheers)functies.
1.4 Cybersecurity
Er is binnen de gemeente aandacht voor informatiebeveiliging en privacy. Naast het overkoepelend “informatiebeveiliging- en privacybeleid”, zijn er aanvullende beleidsstukken opgesteld als wachtwoordbeleid, gebruikerscontrole en camerabeleid. Daarnaast zijn er fysieke en digitale maatregelen om informatie te beschermen. Er zijn korte lijnen met de IBD en de werkmaatschappij ontvangt informatie over actuele of specifieke dreigingen en/of kwetsbaarheden. In 2023 is een applicatie ingezet die de interne ICT-inrichting scant op kwetsbaarheden en hierover alarmeert.
2. Actieve openbaarmaking
Er zijn verschillende activiteiten om informatie uit zichzelf actief openbaar te maken. Dit gaat bijvoorbeeld over de openbaarheid van WOZ-waardes, omgevingsvergunningen en beleidsstukken.
3. Passieve openbaarmaking
Als er een verzoek wordt ingediend om informatie te openbaren, dan wordt hieraan voldaan. In 2023 zijn er 32 voor Tytsjerksteradiel ingediend.