Naast de reguliere bedrijfsvoeringstaken, ligt de nadruk het komende jaar op het realiseren van de ombuigingen. Een belangrijk onderdeel hiervan is het project Procesoptimalisatie.
Ombuigingsdoelstelling door formatiereductie
Het beschrijven en verbeteren van onze werkprocessen moet leiden tot kortere doorlooptijden, lagere kosten, hogere kwaliteit en tevreden klanten en medewerkers. Ten aanzien van het realiseren van de ombuigingsdoelstelling is in 2020 de volgende prognose opgesteld:
|
|
2021 |
2022 |
2023 |
2024 |
2025 |
2026 |
|
Formatiereductie in fte* |
1,2 |
7,7 |
11,2 |
13,7 |
13,7 |
13,7 |
|
Besparing |
€ 48.000 |
€ 96.000 |
€ 226.000 |
€ 539.000 |
€ 784.000 |
€ 959.000 |
|
Per gemeente |
€ 24.000 |
€ 48.000 |
€ 113.000 |
€ 269.500 |
€ 392.000 |
€ 479.500 |
In de eerste fase van dit project is tijd geïnvesteerd in:
- Eind 2020: Het inkopen en aanbesteden van deskundige begeleiding om de noodzakelijk kennis en vaardigheden in huis te organiseren;
- Eind 2020/begin 2021: Het werven en selecteren van interne medewerkers (en hun vervanging) en het komen tot de eerste op te stellen werkprocessen.
- Begin 2021: Het creëren van de randvoorwaarden zoals het aanschaffen van een digitaal instrument om processen te beschrijven;
Het voorlopige besparingspotentieel is in onderstaande tabel opgenomen:
|
Besparingen |
2021 |
2022 |
2023 |
2024 |
2025 |
2026 |
|
Prognose totaal |
- |
€ 55.000 |
€ 171.000 |
€ 539.000 |
€ 784.000 |
€ 959.000 |
|
Per gemeente |
- |
€ 27.500 |
€ 85.500 |
€ 269.500 |
€ 392.000 |
€ 479.500 |
We zien dat het project door de beperkte beschikbaarheid van medewerkers in de organisatie in de opstartfase vertraging heeft opgelopen. Ook is gebleken dat bij aanvang van het project de procesarchitectuur of een vastgesteld register met processen ontbrak. Dat maakt dat het op geld zetten van ieder afzonderlijk proces zeer lastig te duiden is.
Eind 2021-2022 is het project, mede door de tegenvallende resultaten aangescherpt. Tevens is er een andere structuur van aansturing ingericht waardoor het sturen op resultaat beter aandacht krijgt. Vanuit die nieuwe werkwijze is het mogelijk realistische cijfers te prognotiseren. Het heeft even geduurd om de werkwijze en aanpak goed in te richten. We beginnen de eerste resultaten ervan te zien.
Algemeen beeld en prognose
De voortgang van procesoptimalisatie is nu goed op stoom gekomen. De procesbegeleiders zijn bekwaam en in staat trajecten zelfstandig te begeleiden. Zij nemen nu ook zelf het initiatief voor optimalisatievoorstellen en treden hier ook de organisatie tegemoet.
In ‘verkeerslicht-taal’ staat het sein op oranje met uitzicht op groen als de genoemde versnelling doorzet. De eerder aangehaalde redenen voor vertraging als gevolg van beschikbaarheid van medewerkers blijft een aandachtspunt dat ook in de stuurgroep scherp wordt gevolgd.
Budget
Inmiddels zijn per september 2022 een aantal grote processen beoordeelt, op geld en realisatie van de procesbeschrijving gezet. Pas nadat de processen beschreven zijn komt de tijd om de processen voor te bereiden voor invoering. Eventuele eenmalige invoeringskosten worden in deze invoeringsfase concreet. En kunnen nog invloed hebben op de begrootte structurele opbrengst.
In de oorspronkelijke begroting zijn budgetten toegekend van € 200.000 per gemeente per jaar voor 2021 en 2022. Aangezien het project een langere voorbereidingstijd heeft gekend dan verwacht, zijn niet alle begrote kosten in 2021 gemaakt en verwachten wij ook voor 2022 budget over te houden.
De verwachting is dat er ultimo 2022 een budget resteert van indicatief € 280.000 (€ 140.000 per gemeente). Ter continuering van het project en structurele inbedding in de organisatie, verzoeken wij dit restantbudget mee te nemen naar 2023 ter continuering van de werkzaamheden.
Risico
Er is sprake van voorzichtige prognoses omdat:
- we grote afhankelijkheid hebben van de beschikbaarheid van personeel
- op dit moment eventuele eenmalige implementatiekosten nog niet inzichtelijk zijn gemaakt
Dit maakt dat een winstwaarschuwing wordt afgegeven over de geprognotiseerde opbrengst in 2023.