Jaarverslag

Inleiding

De bijdrage aan de Werkmaatschappij is uiteindelijk in totaal € 227.000 hoger dan de gewijzigde begroting. Dit resultaat is een gevolg van voordelige en nadelige ontwikkelingen. Naast de nadelige ontwikkelingen van de personeelskosten en ICT waren er tal van voordelige ontwikkelingen op diverse posten. Hieronder vindt u een nadere toelichting op de voordelige en nadelige ontwikkelingen, die eveneens in de onderstaande tabel zijn opgenomen.

Omschrijving	€	V/N
Personeelslasten direct	270.000	V
Inleen personeel omgevingswet	124.000	V
Vorming & Opleiding c.a.	86.000	V
Voorziening spaarverlof	673.000	N
Voorziening herwaardering functies	400.000	N
ICT kosten	25.000	N
Overige kosten belastingen	24.000	V
Hogere kosten arbo activiteiten	29.000	N
Hogere kosten werving en selectie	49.000	N
Lagere kosten HR-beleid	39.000	V
Lagere kosten coronacrisis	34.000	V
Uitvoeringskosten milieubeheer	27.000	V
Algemene kosten bedrijfsvoering	52.000	V
Gebiedsteams overige kosten	47.000	V
Project Toegang	60.000	V
Inkoop WMO participatie	83.000	V
Niet realiseren taakstelling procesoptimalisatie	55.000	N
Diverse overige verschillen	94.000	V
Totaal	27.000	N

Personeelskosten

De Werkmaatschappij sluit het jaar af met een voordelig resultaat van € 270.000 op de totale directe personeelskosten (salarissen en inhuur na aftrek van ontvangen vergoedingen voor onder meer ziekte) ten opzichte van de begroting van ruim € 35 miljoen.

Er is sprake van een hoge in- en uitstroom van medewerkers voor WM8KTD. In 2022 hebben 143 medewerkers (27% van het gemiddelde personeelsbestand) onze organisatie verlaten. De instroom betrof 156 medewerkers inclusief inhuur. Door krapte in de arbeidsmarkt kunnen vacatures moeilijk worden ingevuld en staan deze ook langer open. Als gevolg hiervan moet er vaker worden voorzien in externe inhuur. Medewerkers ervaren hierdoor mede een hoge werkdruk. Het ziekteverzuim is daardoor ook relatief hoog (circa 10%) en toont een stijgende lijn ten opzichte van de afgelopen twee jaren. In 2020 betrof het ziekteverzuim circa 6% en in 2021 circa 8%. Een hoge doorstroom legt tevens zijn beslag op de Bedrijfsvoering, met name HRM, Facilitair en ICT.

Inleen personeel omgevingswet

De inhuurkosten personeel ten behoeve van de implementatie omgevingswet zijn € 124.000 lager uitgevallen dan begroot. De lager uitvallende kosten in 2022 leiden tot een lagere bijdrage aan de WM8KTD.

Vorming en opleiding c.a

Op de indirecte personeelskosten zoals vorming & opleiding, interne representatie en binding is tevens een voordeel behaald ten opzichte van de begroting. Dit voordeel bedroeg € 86.000 op een begroting van € 680.000. Dit voordeel is inherent aan het relatief grote verloop en ziekteverzuim binnen de Werkmaatschappij.

Bestede uren opvang vluchtelingen Oekraïne

In 2022 zijn vanuit de Werkmaatschappij binnen de bestaande formatie 6.265 uren aan de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne besteed. Deze uren vertegenwoordigen een waarde van € 286.000. Daarnaast is er nog sprake geweest van beperkte inleen. Binnen de beide gemeenten worden deze kosten verantwoord op het project vluchtelingen uit Oekraïne. De verdeling van de kosten tussen Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel is gebaseerd op de verhouding tussen de afgegeven beschikkingen vanuit het Rijk.

Voorziening spaarverlof

In 2022 is de CAO-gemeenten 2021-2022 vastgesteld. Medewerkers kunnen op basis van deze CAO vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijk verlofuren sparen. De uren die zijn gespaard onder het verlofsparen verjaren niet en hiervoor dient volgens de BBV een voorziening te worden gevormd. De uitgangspunten vanuit het BBV zijn als volgt:

1. Voor het wettelijke verlofsaldo per 31 december wordt geen voorziening getroffen. Doordat dit verlof binnen twee jaar moet worden opgenomen, zal dit saldo niet bovenmatig zijn en geen spaarsaldo betreffen. Hier is sprake van een verplichting van gelijke omvang.
2. Voor het spaarverlof zoals dit vanaf 2022 van toepassing is, moet een voorziening worden opgenomen omdat hier sprake is van een spaarsaldo dat in de tijd, naar verwachting, niet van gelijke omvang zal zijn. In de opbouwjaren zal naar verwachting vooral sprake zijn van toevoegingen en groei van de omvang van het spaarsaldo.
3. Voor het bovenwettelijke verlof waarvan aangetoond kan worden dat dit een gelijke omvang kent en voor zover dat niet het karakter heeft van overmatige verlofsaldi of spaarsaldi mag geen voorziening te worden opgenomen. Voor het bovenwettelijke verlof dat geen gelijke omvang kent en/of bestaat uit overmatige verlofsaldi of spaarsaldi moet een voorziening worden opgenomen.

Voor de jaarrekening 2022 hebben we de verlofsaldi nader geanalyseerd om te bepalen of er een voorziening gevormd moet worden en welk omvang deze heeft. Uiteindelijk moet er voor 117 personen een voorziening worden gevormd voor gemiddeld bijna € 6.000 per persoon. dit vertegenwoordigt een uren aantal van ruim 16.000 uren. Voor de jaarrekening betekent dit dat er voor een bedrag van € 673.000 een voorziening ten laste van de exploitatie wordt gevormd. De coronaperiode van de afgelopen jaren, de werkdruk en een overspannen arbeidsmarkt maken dat veel personeelsleden een verlofrestant hebben opgebouwd.

In de jaarlijkse herwaarderingsronde is het aantal te herwaarderen functies voor 2022 zeer stevig toegenomen. Het gaat hierbij om een totaal van 69 personen (vanuit alle domeinen) waarvan ongeveer 40 in een hogere functieschaal zijn ingedeeld. Het financiële effect hiervan is op jaarbasis naar verwachting € 400.000. Dit bedrag is gebaseerd op de voorlopige uitkomsten. Het onderzoek naar de definitieve indeling loopt nog.

Omdat het om een voorlopig indelingsadvies gaat en omdat het nabetalingen over 2022 gaat, hebben we hiervoor een voorziening gevormd ten laste van de jaarrekening 2022.

Flankerend beleid en voormalig personeel

Binnen de Werkmaatschappij is sprake van frictiekosten voor (voormalige) medewerkers, waarmee in het kader van-werk-naar-werk trajecten afspraken zijn gemaakt onder andere in vaststellingsovereenkomsten. Voor deze frictiekosten is op grond van de voorschriften reeds in 2021 een voorziening binnen de Werkmaatschappij gevormd. Op basis van de begrotingswijzigingen van december is de voorziening aangevuld met een bedrag van € 360.000. De voorziening is toereikend voor de nog uitstaande verplichtingen.

ICT

In 2022 is er € 25.000 meer uitgegeven aan ICT dan de begrote € 2.905.000. Het ICT-budget 2022 was daarmee nagenoeg toereikend om de vele uitdagingen het hoofd te kunnen bieden. De oorzaak voor de overschrijding was dat we in 2022 een aantal grotere niet voorziene incidentele uitgaven hebben moeten doen. De belangrijkste grotere incidentele uitgaven waren:

• Eind 2020 zijn we gestart met het overbrengen van onze gegevens makelaar (ICT broker) naar de cloud. Deze gegevensmakelaar zou daarna aangepast worden voor berichtenverkeer van onze beide gemeenten. Deze aanpassing van de leverancier liet op zich wachten en is na aandringen van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RVIG) doorgevoerd.
• Omtrent de samenhangende object registraties hebben we binnen diversie basisregistraties wijzigingen doorgevoerd. Hierdoor zijn de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en BasisRegistratie Kadaster (BRK) samengevoegd. Tevens is een start gemaakt met het aansluiten van de beheer openbare ruimte administraties van beide gemeenten en de gemeenschappelijke BasisRegistratie Topografie (BRT). De eenmalige kosten bij de drie leveranciers waren hoger dan verwacht.

Overige ontwikkelingen

Naast de budgetten voor personeelskosten en ICT beschikt de Werkmaatschappij over diverse werkbudgetten voor onder meer de facilitaire diensten, HR, Communicatie en de Gebiedsteams.

Per saldo (lasten en baten) is er op deze budgetten over 2022 sprake van een voordeel van € 366.000. Hieronder geven we op de diverse onderdelen een nadere toelichting.

Overige kosten belastingen

In 2022 is er € 24.000 minder uitgegeven aan overige kosten belastingen dan de begrote € 102.000. Dit voordeel wordt veroorzaakt doordat de vergoeding van proceskosten achter bleef bij de verwachting, doordat er meer ongegrond verklaarde bezwaren waren dan verwacht. Daarnaast heeft de rechtbank veel beroepszaken niet (meer) afgehandeld in 2022 en doorgeschoven naar 2023.

Hogere kosten arbo activiteiten

In 2022 is er € 29.000 meer uitgegeven aan arbo activiteiten dan de begrote € 214.000. De overschrijding van de arbo activiteiten is een gevolg van het hoge ziekteverzuim binnen de organisatie. Hierdoor zijn er meer aanvragen geweest bij bedrijfsartsen, meer ergonomische producten aangeschaft en hebben teamleiders trainingen gekregen over dit onderwerp.

Hogere kosten werving & selectie

In 2022 is er € 49.000 meer uitgegeven aan werving en selectie dan de begrote € 142.000. De overschrijding van werving en selectie is een gevolg van het hoge personeelsverloop binnen de organisatie en de lastige arbeidsmarkt. Het afgelopen jaar zijn vaak externe bureaus ingeschakeld voor de werving van nieuw personeel, omdat traditionele werving te weinig opleverde.

Lagere kosten HR-beleid

In 2022 bleef voor een bedrag van € 39.000 over aan budgetten binnen HR-beleid. Dit wegens onderbezetting en ziekte binnen het team.

Lagere kosten Coronacrisis

In 2022 is er € 34.000 minder uitgegeven aan de gevolgen van de coronacrisis dan de begrote € 50.000. In 2022 hebben we een eenmalig budget aangevraagd voor de extra uitgaven zoals aanschaf van beschermingsmiddelen, middelen om thuiswerken te faciliteren en extra schoonmaakkosten als gevolg van de coronacrisis. Er waren in 2022 minder middelen nodig.

Uitvoeringskosten milieubeheer

Voor het jaar 2022 is er € 25.000 toegevoegd aan het budget voor onkosten zoals juridische procedures en diverse activiteiten voor ondersteuning gaswinningsdossier. Er is geen aanspraak gedaan op deze middelen en er is een bedrag van € 2.000 onbenut gebleven op overige budget. Per saldo levert dit een voordeel op van € 27.000.

Algemene kosten bedrijfsvoering SD

Ter bevordering van de bedrijfsvoering van het Sociaal Domein SD Bedrijfsvoering is een budget voor algemene kosten in de begroting opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor externe evaluatie en onderzoeken. In 2022 hebben geen externe evaluaties en onderzoeken plaatsgevonden. Dit levert een voordeel op van € 52.000.

Gebiedsteams overige kosten

Naast de bestaande huurlocaties in twee dorpen is in 2022 geen gebruik gemaakt van aanvullende locaties en/of landingsplekken. Hierdoor zijn de geraamde middelen voor de huurkosten en facilitaire kosten niet volledig benut. Voor de jaarrekening levert dit een voordeel op van € 47.000. Voor 2023 zijn er aanvullende plannen.

Project Toegang (gebiedsteams)

Het project Toegang lag in 2022 stil, waardoor er geen kosten zijn gemaakt. Voor de jaarrekening levert dit een voordeel op van € 60.000. In 2023 zal dit project weer opgepakt worden.

Inkoop WMO Participatie

De projectleider is voortijdig gestopt. De kosten van deze inhuur zijn verantwoord onder de kosten van inhuur. Voor de jaarrekening levert dit een voordeel op van € 83.000. Voor 2023 is een nieuwe projectleider aangetrokken. Via temporisering bij de gemeenten zal het niet benutte deel van dit budget worden overgeheveld naar 2023.

Taakstelling procesoptimalisatie

Voor het jaar 2022 was een taakstellende bezuiniging van € 55.000 inzake het harmoniseren van beleid en uitvoering én het optimaliseren van processen (ombuiging 5.1) opgenomen. Deze taakstelling is voor 2022 niet gerealiseerd. Voor de jaarrekening 2022 betekent dit een nadeel van € 55.000.