Organisatieontwikkeling
De in de Kadernota aangekondigde maatregelen worden in deze begroting definitief vastgesteld. De onderwerpen betreffen:
- Personeelsbeleid en ontwikkeling;
- Versterking ondersteuning;
- Thuiswerken;
- Strategische adviseren worden in deze begroting definitief vastgesteld.
Tussen het vaststellen van de Kadernota en deze begroting is het niet reëel om te verwachten dat de besproken maatregelen al direct tot een verandering van de situatie hebben geleid. Er is nog steeds sprake van een hoog ziekteverzuim, uitstroom medewerkers en lastige invulling van vacatures.
1. Personeelsbeleid en ontwikkeling
Het strategisch personeelsplan verwachten we uiterlijk medio 2023 aan u voor te leggen. In het vorig jaar uitgevoerde benchmarkonderzoek is aangegeven dat ons loongebouw op dit moment niet marktconform is. Het is niet toegesneden op de schaalgrootte en de daarmee vereiste strategische capaciteit van de organisatie. De resultaten en voorstellen gekoppeld aan het lopende onderzoek naar het loongebouw worden in 2023 aan u gepresenteerd. Hetzelfde geldt voor het opstellen van een arbeidsmarktstrategie.
De werkdruk bij de leidinggevenden is veel te hoog. Dit komt mede door de omvang van een aantal medewerkers die een leidinggevende aanstuurt. Waar een algemeen aanvaardbare omvang van 15 tot 20 mensen normaal is, hebben wij teams met 40 tot 50 mensen met één leidinggevende. De verwachting bij deze maatregel is dat dit zal leiden tot hogere kosten. Die worden u via een aparte begrotingswijziging voorgesteld.
De aanbevelingen uit de evaluatie van de Werkmaatschappij waarbij er voor de komende jaren ingezet wordt op verdere doorontwikkeling van de huidige wijze van samenwerking worden vertaald in een onderbouwd plan van aanpak. Gezien de personele zeer krappe bezetting wordt dit plan van aanpak niet eind 2022 maar medio 2023 aan u voorgesteld.
2. Versterking ondersteuning
Kwantitatieve en kwalitatieve impuls stafdiensten (HR en communicatie)
In de periode tot eind 2022 wordt gewerkt aan een plan voor een toekomstbestendige inrichting en bemensing van de teams HRM en Communicatie. In 2023 ontvangt u een structurele, op de werklast toegesneden uitbreiding van formatie voor beide teams. Het risico bij deze maatregel is aanwezig dat dit zal leiden tot hogere kosten. Die wordt u via een aparte begrotingswijziging voorgesteld.
3. Thuiswerken
Organiseren en faciliteren van het thuiswerken
Op grond van de Arbeidsomstandigheden wet zijn we als werkgever gehouden onze verantwoordelijkheden te nemen in het faciliteren van thuiswerken. In het eerste kwartaal van 2023 wordt het inkoopproces hiervoor afgerond. De verwachting is dat de genoemde kosten in de Kadernota toereikend zijn.
4. Strategische advisering
Taakverzwaring strategische advisering
De structurele aanpak van de gewenste verschuiving van uitvoering naar strategie maakt onderdeel uit van het nog te ontwikkelen strategische personeelsplan. Op korte termijn is er echter zeer dringende behoefte om tot versterking te komen van de strategische advisering omdat we ervaren dat er een veelheid aan vraagstukken is, waar geen capaciteit voor geraamd is. Hierbij moet gedacht worden aan bijdragen aan regionale inzet herijking gemeentefonds, samenwerking tussen diverse overheden, advisering collegeleden bij deelname aan Friese of landelijke commissie van de VNG. De samenhangende kosten hiervoor zijn geraamd op € 65.000 (structureel).
Impact hoge inflatie en energiekosten personeel
Medewerkers kunnen ook last hebben van de hoge inflatie en energiekosten. Als goed werkgever bieden wij hen die daar behoefte aan hebben de mogelijkheid tot ondersteuning. Naast de aandacht vanuit leidinggevenden en HRM zijn budgetcoaches, schuldhulpverlening of maatschappelijk werk beschikbaar. Medewerkers kunnen ook meer uren werken (indien daarvoor de ruimte is). In situaties waar dit speelt zal worden gekeken naar individuele maatwerkoplossingen.
Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en rechtmatigheid
Vanaf het verslagjaar 2023 moeten gemeenten een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Bijvoorbeeld over naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen of van regels met betrekking tot lasten waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. Het uitvoeren van de (Verbijzonderde) Interne Controles is een belangrijk instrument om de rechtmatigheid te kunnen beoordelen. Nu voert de organisatie deze ook al uit voor de accountant, maar straks zijn zij dus ook de grondslag voor het afgeven van de eigen rechtmatigheidsverantwoording door het college. De afgelopen drie jaar zijn er veel stappen gezet om de VIC te implementeren. Ook voor 2023 en de jaren daarna zal het nog de nodige inspanning vragen om de kwantiteit en kwaliteit van de VIC op het gewenste niveau te krijgen. Na de zomer van 2023 zullen we de raad via een tussenrapportage informeren over de VIC en de stand van zaken rondom de rechtmatigheidsverantwoording over de eerste helft 2023.
Kwaliteit van de (risico)beheersing
Risicomanagement is een instrument dat ingezet wordt om risico’s efficiënter en effectiever te beheersen en doelstellingen te realiseren. Risico's managen geeft geen garantie dat gebeurtenissen met een negatief gevolg niet meer zullen optreden; het geeft wel aan dat actief wordt gewerkt aan het in beeld brengen, voorkomen en het bewust verminderen van het effect van risico’s.
In 2021 heeft de Rekenkamercommissie onderzoek verricht naar Risicomanagement in de drie organisaties Tytsjerksteradiel, Achtkarspelen en de Werkmaatschappij. Een citaat uit dit rapport: "Aan een verdere kwaliteitsslag rond risicomanagement en interne controle is de afgelopen jaren hard gewerkt. Eerst door de rechtmatigheid op orde te brengen en vervolgens door stappen te zetten in het versterken van de interne controles. Anno nu werkt de organisatie aan de procesoptimalisatie en het verankeren van het risicomanagement daarbinnen. Daarmee zien we dat de gemeenten en de uitvoeringsorganisatie de slag gemaakt hebben van ‘overleven’ naar een meer beheersmatige werkomgeving". De conclusies en aanbevelingen zijn opiniërend behandeld in de raadsvergadering van 3 maart 2022 en de opvolging is onderhanden.
De aanbevelingen van het Rekenkameronderzoek sluiten goed aan bij de volgende stap wij zetten op het gebied van risicomanagement. Als gemeente vinden we het belangrijk om een integrale benadering als basis te hebben. Daarom ontwikkelen wij een Gemeente Brede Risico Analyse (GBRA) die de belangrijkste risico's en de beheersing hiervan inzichtelijke maakt.
Cybersecurity, Informatiebeveiliging en Privacy
Met de toenemende digitalisering neemt het belang van informatieveiligheid en privacy nog steeds toe. Cybersecurity zal steeds meer aandacht en prioriteit krijgen. Bewustwording van risico's vraagt continu aandacht en we moeten voorbereid zijn op cyberaanvallen en moeten hierop adequaat kunnen handelen.
We merken dat de digitale dreigingen fors toenemen en dreigingen steeds geavanceerder worden. De complexiteit en impact van security-incidenten nemen toe op zowel bestuurlijk als uitvoerend niveau. Betrouwbare en veilige informatievoorziening is een absolute voorwaarde voor een gemeente.
Conventionele beveiligingsmaatregelen zijn steeds vaker niet meer toereikend. Er worden daartoe in 2023 diverse maatregelen ondernomen om onze gemeente tegen deze risico's te beschermen.
Integriteit, Fraude en Corruptie
Wij willen een kritische houding hebben ten opzichte van risico's op het gebied van integriteit, fraude en corruptie en de beheersing hiervan: voorkomen is beter dan genezen.
Welke risico's kunnen zich voordoen? Hoe beheersen we deze? Hiertoe is een risicoanalyse opgesteld, wordt een nieuw overkoepelend beleidsplan opgesteld en wordt getoetst of de beheersmaatregelen van de hoogste risico's in voldoende mate worden nageleefd.
De accountant heeft in haar controlewerkzaamheden expliciet aandacht voor de beheersing van fraude en misbruik- en oneigenlijk gebruik risico's. Tijdens de uitvoering van de controle van de jaarrekeningen zijn in de afgelopen jaren geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.
Procesoptimalisatie
Naast de reguliere bedrijfsvoeringstaken, ligt de nadruk het komende jaar op het realiseren van de ombuigingen. Een belangrijk onderdeel hiervan is het project Procesoptimalisatie dat medio 2021 is gestart. Wij zetten dit traject voort in 2023. Het verbeteren van onze werkprocessen moet leiden tot kortere doorlooptijden, lagere kosten, hogere kwaliteit en tevreden klanten en medewerkers.
Om de gestelde doelen te bereiken is gekozen voor het middel van procesoptimalisatie. Een aantal processen binnen de gemeente is geanalyseerd en ontworpen volgens de uitgangspunten van procesoptimalisatie: een identieke werkwijze tussen Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen, optimale inzet van digitalisering, effectief en efficiënt en de klant centraal.
Procesoptimalisatie heeft inmiddels een groot deel van zijn werkwijze en aanpak ontwikkeld. We zien in de uitvoering wel dat er sprake is van een grote afhankelijkheid van beschikbaarheid van personeel. Ook zijn op dit moment eventuele vervolgkosten nog niet inzichtelijk. Dit maakt dat een winstwaarschuwing wordt afgegeven over de geprognotiseerde opbrengst in 2023.
Het nieuwe Werken
De Coronapandemie heeft een grote impact op de samenleving. Ook op onze organisatie en medewerkers. Lange tijd gold het dringende advies om thuis te werken, tenzij het niet anders kon. Medewerkers zijn hierin zoveel mogelijk gefaciliteerd, waarbij vooralsnog gekozen is voor (deels) tijdelijke oplossingen. Bij de toekomstige manier van werken (‘je werkt waar dat nodig is’) zal de focus daarom komen te liggen op een 'hybride' vorm van werken: deels thuis en deels op kantoor of locatie. Hierbij lenen concentratiewerkzaamheden, telefoneren, lezen en administratieve taken zich bij uitstek om thuis uit te voeren. Veel overleggen kunnen plaatsvinden via de inmiddels beschikbare hybride-vergadersystemen en het kantoor wordt gezien als de ideale plek voor ontmoeting en samenwerking.
Opvolging Management Letter
Onze accountant stelt jaarlijks na de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole een Managementletter op waarin zij de belangrijkste uitkomsten van haar werkzaamheden beschrijft. Die zijn relevant voor een goed begrip van de jaarrekening en voor het beoordelen van de financiële positie van de gemeente en de risico's die van belang zijn.
De organisatie is actief met het opvolgen van de aanbevelingen uit de Managementletter. Daar waar zich afwijkingen of bijzonderheden in de opvolging voor doen, wordt daarover gerapporteerd bij de begrotingswijzigingen richting de Raad.
Ontwikkeling leges Omgevingswet
Op dit moment speelt de invoering van de Omgevingswet voor de gemeenten. Er zijn nog veel onduidelijkheden over de invoering en de werking. De Eerste Kamer neemt op 8 november 2022 het besluit over de inwerkingtreding. Daarom is in deze begroting bij de leges in relatie tot de Omgevingswet nog de huidige legestabel van toepassing.
Na 8 november 2022 kunnen we de meest actuele situatie bepalen op basis van de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Ons voorstel is om de legestabel vervolgens op basis van dit besluit te actualiseren en wijzigingen als gevolg van de invoering van de Omgevingswet te agenderen voor december.
Voor meer informatie over bovenbeschreven onderwerpen, verwijzen wij u naar de paragraaf Bedrijfsvoering.